Tiempo: El Activo más Valioso

¿Por qué algunos empresarios piensan que hacer lo importante tiene menos prioridad que lo urgente?

Vale la pena identificar cuál es tu prioridad, en caso de que sea lo importante seguramente eres proactivo, es decir, te anticipas a los sucesos, destinas gran parte de tu tiempo a planear, eres previsor y en sí evitas incendios en tu empresa. Por el otro lado, si eres de los que reacciona ante los sucesos, vives al día (¡pero de ayer!), dedicas mucho tiempo a dar solución a situaciones no previstas y te la pasas apagando fuegos, eres reactivo y estás acostumbrado a vivir en lo urgente.

Algunas personas prefieren vivir en lo urgente pues están acostumbradas al flujo de adrenalina que se descarga cuando están en una crisis, sin embargo, esta adicción equivale a una conducta autodestructiva que llena de forma temporal el vacío que producen las necesidades insatisfechas.

Stephen Covey, autor de Primero lo Primero, presenta la siguiente Matriz de administración del tiempo donde identifica actividades urgentes, no urgentes, importantes y no importantes:

¿Cómo te sientes cuando estás en cada uno de los cuadrantes?
En el cuadrante uno, nos sentimos presionados y angustiados; en el tres frustrados, en el cuatro ociosos e improductivos, sin embargo,  es en el segundo cuadrante donde sentimos el control de nuestra realidad.

Para poder hacer más productivo el uso de tu tiempo, la clave es planear. He aquí 5 sencillos pasos para la planeación diaria:

  1. Prepárate para la planeación.
    · Recuerda lo importante que es la planeación
    · Asegúrate de no tener distracciones.
  1. Revisa citas asignadas para hoy
    · Calendario mensual
    · Agenda semanal
    · Citas del día de hoy
  1. Revisa tareas
    · Revisa tareas de ayer sin cerrar.
    · Programa tareas para hoy
    · Identifica que tareas puedes delegar.
  1. Planea y programa
    · Revisa tu registro maestro de ayer.
  1. Revisa tus indicadores clave
    · Revisa tus cuentas de banco.
    · Actualiza tu archivo de flujo de efectivo.
    · Actualiza otros reportes.

¿Estás invirtiendo tiempo en las actividades correctas para ser más efectivo en tu negocio?

Analiza cómo empleas tu tiempo.

Clasifica tus actividades en:

    • A) Actividades Importantes y no Urgentes
    • B) Actividades Importantes y Urgentes
    • C) Actividades Urgentes y No Importantes
    • D) Actividades No Urgentes y No Importantes
      aaa
  • Mide el tiempo empleado haciendo las actividades de  A, B, C y D, por 5 días normales.
  • Clasifica el tiempo en porcentajes (%).
  • Analiza cuánto de tu tiempo se desperdicia y toma nota de los momentos en los cuáles esto ocurrió.
  • Diseña un plan para reducir y/o delegar las actividades “B,C,D”.  Escribe el plan y comprométete a la implementación del mismo.  Consulta el plan a menudo.
  • Planifica actividades “D” de manera ocasional.  Diviértete, pero no te dejes atrapar mucho por estas actividades, sobre todo si interfieren con el tema “A”.
  • Invierte en un sistema de manejo del tiempo (manual o computarizado) para que le proporcione una mejor estructura de trabajo.

¿Cómo puedo comenzar hoy a ser proactivo y por ende tener más tiempo?

  • Comienza cada día con una lista de actividades que quieras realizar.
  • Después cataloga y otorga prioridad a cada actividad de la misma manera que describimos antes, es decir, en actividades A, B, C y D.
  • Primero todas las “A” y luego las “B”, sin embargo no comprometas más del 60% de tu día haciendo las actividades “A” ya que siempre hay problemas imprevistos.
  • Mantén a la mano tu lista de actividades.
  • Delega trabajo rutinario a tus subalternos para enfocarte en decisiones importantes, problemas excepcionales y tareas de planeación, estrategia y control.
  • Has una sola cosa a la vez y termínala antes de empezar con la siguiente.
  • Evita postergar tus obligaciones.

10 técnicas de administración del tiempo

  1. Temporiza el uso del teléfono, e-mail y fax.
  2. Minimiza la asistencia a juntas.
  3. Practica absoluta puntualidad.
  4. Realiza y usa listas (horarios, pendientes, llamadas por hacer, juntas planeadas).
  5. Trata de establecer un vínculo entre cada una de tus actividades y tus metas.
  6. Utiliza UNA SÓLA AGENDA.
  7. Bloquea horas específicas de tu tiempo
  8. Minimiza actividades sin planear (tu día debe planearse en bloques de 30 min).
  9. Sácale provecho a los tiempos muertos (lee, escucha audiolibros o CD’s en horas de tráfico, mientras esperas en alguna oficina, aeropuerto).
  10. Evita horas pico.

El adecuado manejo y administración de tu tiempo, es indispensable para un equilibrio en tu vida y objetivamente administrado puede ser la diferencia entre el éxito o fracaso de tu organización.

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